Pendant la vie du contrat

La Déclaration Sociale Nominative (DSN)

Le dispositif a été généralisé depuis le 1er janvier 2017. Par la DSN, les informations relatives au salarié et à sa rémunération sont transmises par l’employeur ou son service paie à la caisse de MSA par échange de données informatisées.

Les informations sont utilisées par la caisse pour le service des prestations de sécurité sociale et répercutées, pour celles qui leur sont utiles, aux services de l’État, à France Travail, aux institutions de retraite complémentaire et aux organismes de prévoyance et de santé.

La DSN a été conçue pour remplacer quasiment toutes les déclarations ponctuelles ou régulières effectuées par les employeurs qui existaient avant 2017. Elle sert à l’établissement de la déclaration pré-remplie de l’impôt sur le revenu. L’échange de données informatisées portant sur le salarié et sa rémunération doit en outre permettre un paiement des cotisations ou contributions sociales sous forme dématérialisée.

Chaque entreprise est de fait tenue de posséder un logiciel de paie compatible avec la norme d’échanges de données informatisées adoptée pour la DSN ou d’avoir recours à un prestataire pour les paies.

La DSN est une déclaration à effectuer chaque mois, même si aucune rémunération n’est versée. L’employeur déclare les « évènements » survenus chaque mois.

Délais de transmission : 

• • • Au plus tard le 5 du mois civil suivant, lorsque les cotisations sont acquittées mensuellement, le 15 du mois civil dans les autres cas
    • Fin de contrat entre le 1er et le 10 de ce mois civil, ou si arrêt de travail survenant durant la même période si l’employeur n’est pas subrogé : déclaration dans les 5 jours ouvrés
    • Déclaration de la fin du contrat dans les 5 jours ouvrés suivant évènement
    • Déclaration d’arrêt de travail, si l’employeur n’est pas subrogé, dans les 5 jours ouvrés

Paiement des cotisations : échéances en fonction de l’effectif de l’entreprise

La périodicité du paiement des cotisations dépend de l’effectif de l’entreprise (calcul spécifique sur la base de la moyenne des effectifs déclarés chaque mois)

• • • Jusqu’à 9 salariés : paiement trimestriel (sur option)
    • Au-delà de 9 salariés : paiement mensuel

Registres

Le registre du personnel
L’employeur enregistre, de préférence sous format informatique, les éléments relatifs à l’entrée et à la sortie de tout salarié, y compris apprentis, travailleurs temporaires, salariés sous contrats aidés… Doivent être portés sur ce registre : l’identité du salarié, la nationalité, la date de naissance, le sexe, l’emploi, la qualification, les dates d’entrée et de sortie, la date d’autorisation d’embauche ou de licenciement ou à défaut les dates de demande d’autorisation lorsqu’une autorisation est requise.

Les logiciels de paie prévoient en général la possibilité de générer un document contenant une grande partie des informations demandées dans le cadre de cette obligation.

Les arrivées et départs des stagiaires doivent aussi être mentionnés dans un registre annexe.

Le registre d’horaire
L’employeur enregistre, de préférence sous format informatique, le nombre d’heures de travail effectué quotidiennement par chacun des salariés.

En tant qu’employeur, vous avez intérêt à faire signer ce registre par le salarié. En effet, cette signature est un élément de preuve pour l’employeur – même si cet élément n’est pas le seul pris en compte par le juge – en cas de demande d’heures supplémentaires par le salarié.

Le document unique d’évaluation des risques
Tout employeur a la responsabilité d’assurer la sécurité et la protection de la santé de ses salariés. Il doit dans le cadre de cette obligation mettre en œuvre une démarche d’évaluation des risques professionnels dans son entreprise.
Cette évaluation des risques a été formalisée par l’obligation pour tout employeur de mettre en place et de tenir à jour un document écrit intitulé  » Document unique d’évaluation des risques pour la santé et la sécurité des salariés « 
Depuis le 8 novembre 2002, tout employeur qui n’est pas en mesure de présenter ce document unique d’évaluation des risques (ou DUER) est passible d’une contravention de 5ème classe (amende de 1 500 euros).

La FDSEA peut aider les employeurs dans l’élaboration de ce document, avec des formations présentant les principes fondamentaux et une méthodologie, ainsi que l’accès à un logiciel en ligne (SYSTERA) pour le réaliser et ensuite l’actualiser régulièrement par soi – même, ou bien par une prestation individuelle tout compris avec rédaction du document.

La MSA a mis en ligne des aides à l’élaboration du DUERP (Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels).

Chaque employeur construit son document en fonction des risques propres à son entreprise : il n’existe pas de modèles « tout fait », ni d’obligation impérative quant à la forme du document. L’essentiel est qu’il soit réalisé, mis à jour chaque année et que le risque identifié soit réduit grâce aux travaux effectués.

Un dossier médical par salarié
L’employeur doit conserver les fiches d’aptitudes du salarié que lui remet chaque salarié après chaque visite médicale (visite médicale d’embauche, visites médicales régulières,…)

Affichages

L’employeur doit afficher sur le lieu de travail :

• • • L’adresse et le n° de téléphone de l’inspection du travail en agriculture (DDETS 56),
    • Les adresses et n° de téléphone de la médecine du travail départementale et des services de secours d’urgence,
    • La convention collective applicable dans l’entreprise (son intitulé et l’endroit où elle peut être consultée par les salariés de l’entreprise),
    • L’ordre de départ des salariés en congé,
    • Le règlement intérieur s’il existe (non obligatoire dans les entreprises de moins de 50 salariés),
    • Le programme indicatif de modulation en cas d’annualisation du temps de travail. Consulter  » Durée du travail « ,
    • L’accord de réduction du temps de travail le cas échéant,
    • Les textes relatifs à l’interdiction des discriminations, du harcèlement sexuel et moral, à l’égalité de rémunération entre les hommes et les femmes.

Calendrier

Un employeur doit effectuer des formalités à des rythmes variés : chaque jour, chaque mois, chaque trimestre et chaque année.

Que doit effectuer l’employeur chaque jour ?
Chaque jour, l’employeur enregistre l’horaire de travail de chacun du ou des salariés sur le registre d’horaire (version papier ou informatique). Cette opération peut être confiée au salarié qui remplit le registre horaire sous la responsabilité de l’employeur.
Certaines conventions collectives imposent que le registre horaire soit signé par l’employeur et par le salarié. Vérifier votre « convention collective ».

Que doit effectuer l’employeur chaque mois ?
Chaque mois, l’employeur doit remettre au salarié son bulletin de paie et verser la rémunération du salarié.

Attention, la convention collective peut préciser une date limite pour le paiement des salaires. Consulter votre « convention collective ».

L’employeur doit également effectuer la déclaration DSN chaque mois, même si aucune rémunération n’est versée. Le délai de transmission est au plus tard le 5 du mois civil suivant lorsque les cotisations sont dues mensuellement, le 15 du mois civil dans les autres cas. Lorsque la fin du contrat survient entre le 1er et le 10 de ce mois civil, ou si l’arrêt de travail survenant durant la même période si l’employeur n’est pas subrogé, la déclaration doit avoir lieu dans les 5 jours ouvrés. La déclaration de fin de contrat doit avoir lieu dans les 5 jours ouvrés suivant l’événement. En cas de déclaration d’arrêt de travail, si l’employeur n’est pas subrogé, la déclaration est à faire dans les 5 jours ouvrés.

L’employeur doit verser à la caisse de MSA les cotisations sociales qu’il a lui – même calculé (ou par son prestataire en paie), sauf option pour un versement trimestriel lorsque cette option lui est ouverte.

Que doit effectuer l’employeur chaque trimestre ?
Depuis le 1er janvier 2018, le principe est le paiement mensuel des cotisations pour tous les employeurs quel que soit leur effectif. Toutefois, les employeurs qui comptent moins de 11 salariés peuvent opter pour un versement trimestriel des cotisations (versement au 15 avril pour le 1er trimestre, 15 juillet pour le 2e trimestre, 15 octobre pour le 3e trimestre, 15 janvier pour le 4e trimestre).

L’entreprise n’ayant jamais employé de salarié doit formuler l’option au moment de l’embauche du premier salarié.