Au moment de l’embauche

Déclaration Préalable à l’Embauche : la DPAE

Tout employeur doit obligatoirement déclarer tout nouveau salarié à la MSA avant l’embauche. Les employeurs qui utilisent le Titre Emploi Simplifié Agricole (TESA) remplissent cette obligation directement au moyen du service en ligne TESA.

A quoi sert la déclaration d’embauche ?
Cette déclaration vous permet de réaliser plusieurs formalités en une seule fois, auprès de la MSA du lieu de travail de votre salarié :

    • la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) ;
    • la demande d’immatriculation du salarié ;
    • la déclaration au service de santé au travail en vue de la visite médicale obligatoire ;
    • la demande d’affiliation des salariés auprès des institutions de retraite complémentaire obligatoire pour les entreprises adhérentes à la CAMARCA et à AGRICA RETRAITE AGIRC ;
    • la demande de bénéfice de certaines mesures pour l’emploi (réduction générale de cotisation, réduction travailleur occasionnel, etc.).

Quand déclarer un salarié ?
Dans les 8 jours précédant l’embauche, et au plus tard dans les instants précédant l’embauche.

Comment déclarer un salarié ?
Par internet sur son « espace privé MSA » ou sur le site net-entreprises.fr

Que faut-il remettre au salarié ?
Lors de l’embauche, l’employeur doit fournir au salarié soit une copie de la DPAE, soit une copie de l’accusé réception adressé à la MSA.

Attention, si vous embauchez un étranger, l’employeur doit au préalable vérifier qu’il est en situation régulière au regard de la législation sur les titres de séjour et de travail des étrangers en France.

Embauche de travailleurs étrangers

 

L’embauche de travailleurs étrangers est soumis à une réglementation spécifique et à des formalités administratives bien précises. En fonction de la nationalité du salarié, le caractère saisonnier ou permanent du contrat, et l’existence d’accord bilatéraux avec la France, les possibilités d’entrée et les formalités à respecter sont différentes.

Recruter un étranger ressortissant UE/EEE
Un employeur peut embaucher librement un ressortissant d’un Etat membre de l’Union Européenne, de la Norvège, de l’Islande, de la Suisse, sans demande d’autorisation spécifique.

Attention, pour certains pays hors UE, des règles spécifiques s’appliquent : Royaume – Uni, Algérie, certains pays ayant conclu des accords bilatéraux.

Embauche des étrangers hors UE/EEE
Lorsque le salarié ne réside pas en France ou lorsque son titre de séjour ne lui permet pas d’y travailler, les autorisations de travail sont nécessaires pour pouvoir travailler en France.

Le salarié est déjà présent en France

1. L’étranger déclare détenir une autorisation de travail au moment de sa candidature

1.1. Vérifier que ce titre lui permet bien de travail

Titres de séjour valant autorisation de travail :

Visa de long séjour valant titre de séjour (VLS-TS), carte de séjour vie privée et familiale, carte de séjour temporaire vie privée et familiale de la famille d’un étranger ayant obtenu le statut de résident de longue durée UE dans un autre Etat membre, carte de séjour pluriannuelle passeport talent, carte de séjour salarié détaché, carte de séjour stagiaire, VLS-TS ou carte de séjour étudiant (permet d’exercer toute profession dans la limite de 60 % de la durée annuelle du travail (964h)), carte de séjour recherche d’emploi ou création d’entreprise, carte de séjour pluriannuelle protection subsidiaire, apatride ou famille apatride, autorisation provisoire de séjour ou le document provisoire de séjour portant la mention « autorise son titulaire à travailler », visa vacances – travail (+ autorisation de travail pour australien…), autres titres spécifiques (sport, salons, praticiens médicaux, enseignement…)

ABSENCE DE TITRE VALANT AUTORISATION DE TRAVAIL = L’EMPLOYEUR NE PEUT PAS EMBAUCHER L’ETRANGER IMMEDIATEMENT

1.2. Vérifiez l’authenticité du titre présenté

L’employeur doit demander la vérification du titre de séjour en cours de validité valant autorisation de travail ou de l’autorisation de travail.

Demande par courrier électronique aux services de la préfecture du lieu d’embauche au moins 2 jours ouvrables avant l’embauche avec envoi de la copie des titres et justificatifs fournis par l’étranger. A défaut de réponse dans les 2 jours ouvrables suivant réception de la demande, l’obligation de l’employeur de s’assurer de l’existence de l’autorisation de travail est considérée comme accomplie.

Après vérification du titre de séjour et de l’autorisation de travail, l’employeur peut procéder aux formalités habituelles. (DPAE…)

2. L’étranger ne dispose pas d’autorisation de travail et il est déjà présent en France

2.1. Demande de changement de statut

D’une autorisation de séjour sans autorisation de travailler à un titre de séjour l’autorisant à travailler :

Le futur employeur doit faire une demande d’autorisation de travail en ligne accompagnée des pièces justificatives. https://administration-etrangers-en-france.interieur.gouv.fr/

2.2. Opposabilité de la situation de l’emploi

Parmi les critères de refus de la demande d’autorisation de travail, l’administration peut arguer qu’il existe des demandeurs d’emploi disponibles. Sur certains métiers, la situation de l’emploi n’est pas opposable : l’employeur n’a pas à justifier de vaines recherches de salariés locaux.

Liste des métiers en tension : arrêté national et liste par région

En Bretagne : salariés de l’élevage + postes de TAM/Cadres de la production agricole (toutes productions)

Pour les autres cas : obligation de prouver le dépôt d’une offre d’emploi et l’absence de candidatures valables pendant 3 semaines auprès de Pole Emploi.

Certains accords bilatéraux permettent de s’affranchir de cette obligation.

2.3. L’étranger est en situation irrégulière en France : la régularisation par le travail ?

Demande d’admission exceptionnelle au séjour

Un étranger en situation irrégulière peut obtenir, à titre exceptionnel, une carte de séjour salarié ou travailleur temporaire : la régularisation intervient au cas par cas.

Il doit déposer sa demande en préfecture avec un contrat ou promesse d’embauche, justifier d’une ancienneté de séjour en France de 5 ans minimum sauf exceptions, parler le français au moins de façon élémentaire, justifier d’une ancienneté de travail de mois sur les 2 dernières années ou de 30 mois sur les 5 dernières années ou à titre exceptionnel, 3 ans de séjour en France et 24 mois de travail dont 8 dans les 12 derniers mois.

La demande peut être groupée et organisée par un collectif de soutien aux travailleurs sans papiers…

 

Introduction d’un étranger non – présent en France

Rappel réglementaire : tout ressortissant d’un pays tiers à l’UE/EEE (y compris désormais le Royaume Uni) doit être en possession d’une autorisation de travail.

Emploi saisonnier : introduction d’un salarié saisonnier étranger prévue pour une durée de 4 à 6 mois sans pouvoir excéder 6 mois sur une période de 12 mois consécutifs.

Pour connaître le détail de la procédure : si vous êtes employeurs agricoles (en production agricole), contactez votre FDSEA.

Pour le Morbihan et l’Ille et Vilaine : jocelyn.periot@fdsea56.fr 

Registre du personnel

L’employeur enregistre les éléments relatifs à l’entrée et à la sortie de tout salarié, y compris apprentis, travailleurs temporaires, salariés sous aidés… Doivent être portés sur ce registre :

        • l’identité du salarié,
        • la nationalité,
        • la date de naissance,
        • le sexe,
        • l’emploi,
        • la qualification,
        • les dates d’entrée et de sortie,
        • la date d’autorisation d’embauche ou de licenciement ou à défaut les dates de demande d’autorisation lorsqu’une autorisation est requise.

Les logiciels de paie prévoient en général la possibilité de générer un document contenant une grande partie des informations demandées dans le cadre de cette obligation.

Les arrivées et départs des stagiaires doivent aussi être mentionnés dans un registre annexe.